A busca por otimizar recursos, reduzir custos e aumentar a produtividade é uma realidade para as empresas que buscam crescer e se destacar no mercado, o mesmo ocorre com os escritórios de contabilidade, que precisam se diferenciar em um mercado competitivo e acirrado.

Veja algumas dicas de como tornar sua equipe e sua empresa mais produtiva:

Automatize seus processos manuais

É comum os profissionais de contabilidade enfrentarem um cenário de excesso de processos manuais, pela característica natural de suas atividades e por desconhecer ferramentas e sistemas disponíveis para sistematizar e agilizar os processos. Por exemplo, o escritório pode utilizar sistemas de gerenciamento de documentos para envio e recebimento de arquivos, ou utilizar sistemas de Helpdesk para gerenciamento das solicitações dos clientes.

Sem dúvida, dedicar um tempo para pesquisar serviços que possam automatizar os processos é um investimento de retorno garantido, pois o tempo e qualidade na execução só melhora com essas soluções. Uma boa sugestão é o ContaAzul para Contadores, uma ótima ferramenta para controle de movimentações e documentos dos clientes.

Gerencie e controle o acesso à Internet

Nos escritórios de contabilidade a grande maioria de equipe utiliza computadores em suas tarefas e permanece conectada na Internet a maior parte do tempo de trabalho. Pesquisas recentes mostram que em média 30% do tempo de trabalho é gasto no acesso a redes sociais, e-mail pessoal, ferramentas de comunicação instantânea e sites de entretenimento. Considerando este cenário, é possível que sua equipe desperdice praticamente um terço do tempo em atividades não relacionadas ao trabalho, tente imaginar o custo desse desperdício.

Utilize alguma metodologia de gerenciamento de tarefas

Existem inúmeras metodologias e sistemas que podem contribuir na organização das tarefas em seu escritório de contabilidade. Com a utilização de métodos e processos padronizados, é possível organizar as tarefas por equipe, definir o fluxo de trabalho entre as tarefas e colaboradores, saber o que cada colaborador está fazendo e o tempo gasto em cada tarefa, entre vários outros benefícios.

Duas boas alternativas de sistemas para gerenciamento de tarefas são o Runrun.it e o Trello.

Evite horas-extras e excesso de tempo de trabalho

Um dos fatores mais relevantes para a baixa produtividade é o excesso de trabalho e atividades, isso quer dizer que quanto mais se trabalha menor é a produtividade. Pode parecer confuso, mas não podemos confundir o significado de produtividade, diferente do que se pode pensar, produtividade é gerar mais resultado e melhor qualidade com menos esforço, ou seja, produzir mais em menos tempo. Outro fator relevante é que o excesso de atividades leva a falta de organização e baixa qualidade nos resultados das tarefas.

Portanto, se sua equipe precisa melhorar a produtividade, talvez o melhor a fazer é equilibrar o tempo e demanda de trabalho da equipe, organizando os processos e prioridades e otimizando o fluxo de trabalho.

Finalizando, segue lista de ações para o aumento de produtividade:

• Reduza o número de atividades manuais e sistematize os processos
• Controle o acesso a Internet para evitar desperdício de tempo
• Use metodologias e sistemas de gestão de tarefas e processos
• Evite o excesso de trabalho e equilibre as tarefas na equipe, priorizando as mais importantes

Fonte: www.lumiun.com